Wykorzystanie aplikacji Przypomnienia od Apple tylko do ustawiania zwykłych alarmów to strata jej potencjału. Choć interfejs może sugerować prostotę, aplikacja ta kryje w sobie możliwości kompleksowego narzędzia do zarządzania zadaniami. Ten artykuł pokaże Ci, jak wydobyć pełnię funkcjonalności z Przypomnień, czyniąc je skutecznym wsparciem w organizacji codziennych obowiązków. Przedstawimy różnorodne metody porządkowania zadań, które usprawnią Twoje życie zarówno zawodowe, jak i prywatne. Niezależnie od tego, czy jesteś studentem, pracownikiem biurowym, czy przedsiębiorcą, z pewnością znajdziesz tu techniki dostosowane do Twoich potrzeb. Dowiedz się, jak tworzyć efektywne listy zadań, nadawać im priorytety i wprowadzić ład w swojej codziennej rutynie.
1. Stwórz listę „Skrzynka odbiorcza” do rejestrowania zadań
Gdy masz wiele ról do odegrania, łatwo poczuć się przytłoczonym napływem zadań z różnych stron. To często prowadzi do odwlekania i niedotrzymywania terminów, ponieważ więcej czasu poświęcamy na rozmyślanie o zadaniach, niż na ich faktyczne wykonywanie. Aby tego uniknąć, warto wykorzystać metodologię Getting Things Done (GTD) w połączeniu z aplikacją Przypomnienia.
Pierwszym krokiem jest utworzenie listy „Skrzynka odbiorcza” w Przypomnieniach, która posłuży do rejestrowania wszystkich Twoich zadań. To tutaj zapisujesz wszystkie zlecenia, wiadomości e-mail, rzeczy do zrobienia na mieście itd. Traktuj to jako tymczasowe miejsce, gdzie gromadzisz wszystko, nad czym musisz popracować, aby oczyścić swój umysł i zapobiec zapominaniu o ważnych pomysłach.
Oto instrukcja tworzenia listy „Skrzynka odbiorcza” w aplikacji Przypomnienia na Macu:
- Uruchom aplikację Przypomnienia i dwukrotnie kliknij domyślną listę „Przypomnienia” w sekcji „Moje listy”.
- Zmień nazwę tej listy na „Skrzynka odbiorcza”, wybierz preferowany kolor i ikonę, a następnie zatwierdź zmiany przyciskiem „OK”.
Możesz oczywiście stworzyć nową listę w tym celu, ale wygodniej jest zmienić nazwę istniejącej, domyślnej listy, do której automatycznie trafiają wszystkie Twoje przypomnienia. W ten sposób, gdy dodasz zadanie i nie masz czasu od razu go uporządkować, domyślnie trafi ono do „Skrzynki odbiorczej”.
2. Utwórz odrębne listy do kategoryzacji zadań
Gdy zgromadzisz już zadania w swojej „Skrzynce odbiorczej”, nadszedł czas na ich uporządkowanie poprzez przeniesienie do odpowiednich list, w zależności od ich charakteru. Zanim to zrobisz, stwórz odrębne listy odzwierciedlające różne sfery Twojego życia, takie jak praca, życie osobiste, rodzina, nauka, podróże itp.
Na przykład, wszystkie zadania i sprawy związane z nauką możesz przenieść do listy „Szkoła”, a w liście „Praca” umieścisz przypomnienia dotyczące zadań zawodowych, terminów i spotkań. Takie podejście pozwoli Ci uzyskać jasny wgląd w obowiązki i zobowiązania w każdej z tych sfer.
Poniżej znajdziesz kroki tworzenia nowych list w aplikacji Przypomnienia na Macu:
- Otwórz aplikację Przypomnienia i kliknij opcję „Dodaj listę” w sekcji „Moje listy”.
- Wpisz preferowaną nazwę, a następnie wybierz kolor i ikonę.
- Zatwierdź przyciskiem „OK”, aby dodać nową listę.
- Powtórz ten proces, tworząc pozostałe listy.
Po stworzeniu nowych list, czyli kategorii, znacznie łatwiej będzie Ci zorganizować zadania ze „Skrzynki odbiorczej”, gdy tylko znajdziesz na to chwilę.
3. Twórz sekcje dla poszczególnych projektów w ramach list
Chociaż stworzenie kilku kategorii (list) w aplikacji Przypomnienia jest pomocne, często zachodzi potrzeba rozłożenia ich na mniejsze, indywidualne projekty lub sekcje. W tym kontekście projekt to zbiór powiązanych zadań, które mają wspólny cel i prowadzą do konkretnego rezultatu.
Na przykład, w liście „Praca” możesz mieć projekt (sekcję) o nazwie „Kampania marketingowa nowego produktu”, który zawiera wiele zadań, takich jak „Stwórz posty na media społecznościowe”, „Zaprojektuj materiały promocyjne”, „Skoordynuj działania z zespołem sprzedaży” oraz „Zaplanuj spotkania z potencjalnymi klientami”.
Analogicznie, w liście „Zdrowie” możesz mieć projekt (sekcję) „Cele fitness” z podzadaniami typu „Wyjdź na przebieżkę”, „Zrób 50 pompek” i „Wypij szklankę wody”.
Oto jak tworzyć sekcje w obrębie listy w aplikacji Przypomnienia:
- Wybierz konkretną listę, do której chcesz dodać sekcję, a następnie kliknij ikonę „Dodaj nową sekcję” na pasku narzędzi lub wybierz „Plik > Nowa sekcja”.
- Wpisz nazwę sekcji i zacznij dodawać zadania wraz z terminami ich wykonania.
- Możesz również dodawać podzadania do każdego zadania w sekcji. Wystarczy wciąć zadanie, wybierając opcję „Edytuj > Wcięcie przypomnienia”.
Po dodaniu wielu sekcji do listy, widok może stać się nieco nieczytelny. Można temu zaradzić, korzystając z funkcji „Widok jako kolumny”. Dzięki niej każda sekcja będzie wyświetlana jako oddzielna kolumna, co pozwoli Ci wizualizować swoje zadania w formacie przypominającym tablicę Kanban. Aby włączyć ten widok, przejdź do „Widok > Jako kolumny”.
4. Sortuj zadania według priorytetu i twórz inteligentne listy
Nie wszystkie zadania mają taki sam poziom wagi i pilności, co staje się szczególnie istotne, gdy masz ograniczoną ilość czasu. Dlatego tak ważne jest, aby po zorganizowaniu zadań w odpowiednich listach i sekcjach, nadać im priorytety w aplikacji Przypomnienia.
Aby określić priorytet zadania, przejdź do przypomnienia, któremu chcesz nadać priorytet, kliknij ikonę informacji i wybierz pożądany poziom priorytetu z rozwijanego menu „Priorytet”. Możesz również posortować zadania według priorytetu, przechodząc do „Widok > Sortuj według > Priorytet”.
Dodatkowo, jednym z najskuteczniejszych sposobów na wykorzystanie potencjału aplikacji Przypomnienia jest tworzenie inteligentnych list. Ta przydatna funkcja umożliwia przeglądanie wszystkich zadań z różnych list w jednym miejscu, na podstawie określonych kryteriów, takich jak data, godzina, priorytet, lokalizacja i inne.
Na przykład, możesz utworzyć inteligentną listę, aby wyświetlić wszystkie zadania, które musisz wykonać w ciągu najbliższych siedmiu dni. Po wybraniu tej listy, zobaczysz wszystkie zadania z różnych list, które mają termin wykonania w nadchodzącym tygodniu.
Oto instrukcja tworzenia inteligentnej listy w aplikacji Przypomnienia:
- Kliknij przycisk „Dodaj listę” w lewym dolnym rogu aplikacji.
- Wprowadź nazwę dla swojej inteligentnej listy, kliknij rozwijane menu „Typ listy” i wybierz opcję „Inteligentna lista”.
- Określ pożądane kryteria dla listy. Na przykład, wybierz „Datę” w rozwijanym menu „Tagi”, jeśli chcesz wyświetlić swoje cotygodniowe zadania.
- Następnie wybierz „Zakres względny” w kolejnym menu rozwijanym i wpisz liczbę dni, które chcesz uwzględnić. W tym przypadku będzie to 7.
- Zatwierdź wprowadzone ustawienia przyciskiem „OK”.
5. Twórz szablony dla powtarzających się zadań
Prawdopodobnie regularnie pracujesz nad tymi samymi rodzajami zadań, a tworzenie każdego zadania od nowa byłoby czasochłonne. Na szczęście możesz zapisać listę przypomnień jako szablon i wykorzystywać go do szybkiego ustawiania zadań rutynowych.
Oto jak utworzyć szablon listy przypomnień w aplikacji Przypomnienia:
- Wybierz istniejącą listę przypomnień, której chcesz użyć jako szablon.
- Kliknij „Plik > Zapisz jako szablon”, wprowadź nazwę i zatwierdź przyciskiem „Zapisz”.
- Możesz również stworzyć nową listę przypomnień i postępować według tych samych kroków, aby zapisać ją jako szablon.
- Aby użyć zapisanego szablonu listy przypomnień, kliknij „Dodaj listę” w lewym dolnym rogu, a następnie wybierz zakładkę „Szablony”. Wybierz szablon, którego chcesz użyć, i kliknij „Utwórz listę”.
6. Ustal proces cotygodniowego przeglądu
Cotygodniowy przegląd jest niezbędny, aby utrzymać porządek, produktywność i mieć pewność, że nie przegapisz żadnych ważnych terminów ani celów. W miarę jak gromadzą się wiadomości e-mail, zobowiązania osobiste, zlecenia i inne zadania, łatwo stracić orientację w tym, co zostało zrobione i co jeszcze wymaga Twojej uwagi. Regularny przegląd pomaga w zaplanowaniu kolejnych kroków. Na przykład, co niedzielę możesz przeglądać swoje zadania, aby przygotować się na nadchodzący tydzień.
Poniżej znajdziesz kroki tworzenia przypomnienia o cotygodniowym przeglądzie w aplikacji Przypomnienia:
- Uruchom aplikację Przypomnienia i wybierz listę, do której chcesz dodać przypomnienie o cotygodniowym przeglądzie. Możesz to zrobić np. w liście „Praca”.
- Kliknij znak „+” (plus) w prawym górnym rogu, aby dodać nowe przypomnienie. Wpisz tytuł, na przykład „Cotygodniowy przegląd”.
- Dodaj podzadania (wcięcia, zgodnie z opisaną wcześniej procedurą) pod głównym przypomnieniem, obejmujące wszystkie obszary, które chcesz przejrzeć, takie jak skrzynka e-mailowa, lista przypomnień, nadchodzące wydarzenia w kalendarzu itp.
- Zaplanuj główne przypomnienie (zadanie „Cotygodniowy przegląd”) na dzień i godzinę, w której chcesz dokonać przeglądu. Na przykład, możesz ustawić je na każdą niedzielę o 18:00.
- Aby to zrobić, kliknij ikonę informacji obok przypomnienia o cotygodniowym przeglądzie, zaznacz pole „W danym dniu” i wybierz dzień tygodnia, w którym chcesz przeprowadzić przegląd. Następnie zaznacz pole „O danej porze” i wskaż, o której godzinie chcesz przeglądać swoje zadania.
- Na koniec kliknij rozwijane menu powtórzeń, wybierz „Co tydzień” i kliknij „Na zamówienie” na dole. W kolejnym oknie wybierz „Co 1 tydzień”, zaznacz dzień tygodnia, w którym chcesz przeglądać swoje zadania i zatwierdź przyciskiem „OK”.
Jeśli korzystasz z jednego lub więcej urządzeń Apple, aplikacja Przypomnienia jest wszystkim, czego potrzebujesz, aby utrzymać porządek i mieć kontrolę nad swoimi zadaniami. Wystarczy poświęcić trochę czasu na jej skonfigurowanie i przyzwyczaić się do regularnego korzystania z niej.