Efektywne zarządzanie czasem oraz realizacja zamierzonych celów to wyzwania, które dotykają wielu z nas. W dzisiejszym, dynamicznym świecie, gdzie natłok obowiązków i zadań zdaje się nie mieć końca, łatwo jest poczuć się zagubionym w chaosie myśli. To z kolei może skutkować spadkiem motywacji, uczuciem przytłoczenia i problemami z osiąganiem wyznaczonych celów. Rozwiązaniem może okazać się metoda GTD, czyli „Getting Things Done”, opracowana przez eksperta w dziedzinie produktywności Davida Allena. Jej celem jest usprawnienie procesu zarządzania zadaniami, co przekłada się na większą przejrzystość i koncentrację. Dzięki GTD możesz uwolnić swój umysł od nadmiaru informacji, przenosząc je do zewnętrznego, zaufanego systemu. W dalszej części artykułu przybliżymy istotę metody GTD oraz przedstawimy pięć kluczowych kroków, które pomogą Ci w opanowaniu chaosu i skutecznym realizowaniu Twoich zamierzeń.
Na czym polega metoda GTD?
Metoda GTD (Getting Things Done), której twórcą jest David Allen, specjalista od produktywności, to system o ustrukturyzowanym charakterze, służący poprawie zarządzania czasem. Jej rdzeniem jest dążenie do jasności i skupienia poprzez gromadzenie wszystkich zadań i pomysłów w zewnętrznym systemie, zamiast polegania na zawodnej pamięci.
Mameraman / Shutterstock
Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ nasze zasoby, takie jak energia, koncentracja, zdolności poznawcze i czas, które są filarami produktywności, są ograniczone. Dzięki metodzie GTD możesz uwolnić się od ciągłego martwienia się o zapamiętywanie każdego, nawet najdrobniejszego szczegółu z nieskończonej listy zadań. Pomaga to wyeliminować mentalny bałagan i stres, odciążając umysł i pozwalając mu skupić się na wykonywanej pracy. Dodatkowym atutem jest uniwersalność tej metody, dzięki czemu można ją stosować do zarządzania różnorodnymi zadaniami, zarówno osobistymi, zawodowymi, jak i edukacyjnymi.
Metoda GTD opiera się na pięciu fundamentalnych krokach: Zbieraniu, Analizowaniu, Organizowaniu, Przeglądaniu i Realizowaniu. Te etapy są ze sobą powiązane, tworząc spójny system, który wspiera efektywne zarządzanie zadaniami i obowiązkami. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z tych kroków.
Krok 1: Zgromadź wszystko w zaufanym systemie
Pierwszym krokiem w metodzie GTD jest zebranie wszystkich spraw – zadań, pomysłów i zobowiązań – z każdego obszaru Twojego życia i umieszczenie ich w zewnętrznym, zaufanym systemie. Oznacza to gromadzenie wszystkiego, co przyciąga Twoją uwagę lub może być przydatne w przyszłości, gdy tylko pojawi się w Twojej świadomości. Mogą to być przypadkowe myśli, przypomnienia o płatnościach, odpowiedzi na e-maile od współpracowników, czy też zaplanowany telefon do przyjaciela.
W tym etapie zbierania nie chodzi o podejmowanie decyzji o tym, czy dana rzecz jest wykonalna lub od razu zorganizowana. Kluczowe jest usunięcie zadań z umysłu. Z własnego doświadczenia wiem, że próby zapamiętywania wszystkich spraw prowadzą do wypalenia. Dlatego też zapisuję wszystko, bez oceniania, z przeświadczeniem, że później to przejrzę i uporządkuję.
Możesz korzystać z wielu narzędzi do gromadzenia zadań, w tym z poczty elektronicznej, programów do zarządzania zadaniami lub tradycyjnych notatników. Najważniejsze, aby system był zewnętrzny, zaufany i zawsze dostępny. Ja, pracując głównie na komputerze Mac, wykorzystuję Apple Reminders do zapisywania i organizacji moich list zadań, które synchronizują się również z moim iPhonem. Dzięki temu mogę szybko rejestrować zadania i pomysły w dowolnym miejscu, mając pewność, że będą bezpiecznie przechowywane w moim systemie.
Krok 2: Przeanalizuj swoje zadania
Kolejnym krokiem w metodzie GTD jest przetworzenie każdego ze zgromadzonych elementów. Oznacza to dokładne przejrzenie wszystkiego, co zostało zebrane, zdefiniowanie, czym to jest i ustalenie, czy zadanie jest wykonalne. Przetwarzanie każdego zadania rozpoczynam od określenia jego zamierzonego efektu, co pomaga mi sprecyzować, co dokładnie muszę zrobić i dlaczego.
Następnie zadaję sobie pytanie, czy dany element jest wykonalny. To pozwala mi szybko podjąć decyzję, co wymaga mojej uwagi, a co nie. Jeśli odpowiedź jest negatywna, czyli zadanie jest niewykonalne, postępuję na jeden z trzech sposobów:
- Usuwam element, jeśli nie jest już istotny lub nie wymaga mojej uwagi. Na przykład odwołuję spotkanie z klientem, jeśli nie pracuję już nad danym projektem.
- Odnotowuję do późniejszego rozpatrzenia, jeśli zadanie lub pomysł ma być realizowane w przyszłości. Na przykład planowanie wakacji w przyszłym roku.
- Przenoszę do referencji, jeśli to materiał, który muszę zachować, np. cytaty z artykułu.
Jeśli odpowiedź jest pozytywna (element jest wykonalny), po zdefiniowaniu zadania, mam trzy opcje:
- Wykonuję zadanie, jeśli można je zrealizować w czasie krótszym niż 2 minuty.
- Deleguję, jeśli ktoś inny może wykonać to zadanie.
- Odnotowuję zadanie, jeśli jestem najlepszą osobą do jego realizacji i zajmuje więcej niż 2 minuty.
Krok 3: Skutecznie zorganizuj zadania
Zaczynając korzystać z metody GTD, uświadomiłem sobie, że skuteczna organizacja zadań to nie tylko spisywanie rzeczy do zrobienia, ale przede wszystkim tworzenie systemu, który umożliwia śledzenie każdego zadania, projektu i pomysłu.
Warto zauważyć, że niektóre ze zgromadzonych zadań mogą wymagać kilku kroków do ukończenia. W metodzie GTD takie elementy nazywane są Projektami. Projekty to działania ukierunkowane na rezultat, wymagające podjęcia szeregu czynności, np. napisanie artykułu, które wymaga researchu, pisania i edycji.
Zatem pierwszym krokiem jest stworzenie odpowiednich list, aby uporządkować zadania wykonalne i niewykonalne. Sposób organizacji zadań wykonalnych przedstawia się następująco:
- Użyj Projektów, aby pogrupować powiązane działania, które muszą zostać wykonane, aby osiągnąć konkretny rezultat. Na przykład kampania w mediach społecznościowych z okazji wprowadzenia nowego produktu.
- Wykorzystaj Kalendarz do działań o określonym czasie, takich jak spotkanie w poniedziałek o 9:00 oraz działań związanych z konkretnym dniem, np. odebranie prania w sobotę.
- Listę „Następne kroki” wykorzystaj dla pozostałych odłożonych zadań (których nie można delegować i trwają dłużej niż dwie minuty), do których możesz przystąpić tak szybko, jak to możliwe. Na przykład przygotowanie szkicu pomysłów na spotkanie z klientem lub przegląd budżetu na następny miesiąc.
Do elementów niewykonalnych używam oddzielnych list. Oto jak organizuję niewykonalne elementy na listach:
- Użyj listy „Kiedyś/Może”, aby rejestrować zadania, które chcesz wykonać w przyszłości, ale teraz nie są pilne, takie jak nauka nowego języka.
- Użyj listy „Oczekujące”, aby śledzić zadania, które zostały delegowane.
- Użyj listy „Referencje” do przechowywania niewykonalnych elementów, takich jak artykuły, notatki ze spotkań i paragony.
Krok 4: Regularnie przeprowadzaj przegląd
Regularny przegląd zadań to kluczowy element metody GTD, który zapewnia, że zachowujesz kontrolę nad swoją listą zadań i masz jasność umysłu. Dzięki tej praktyce zbieram nowe zadania, oceniam te już istniejące, sprawdzam, co udało mi się osiągnąć i w razie potrzeby zmieniam priorytety. W ramach metody GTD zalecane są dwa rodzaje przeglądów:
Przegląd codzienny
Jest to szybki przegląd, który wykonuję raz dziennie, wieczorem lub rano. Ten przegląd pozwala mi uzyskać ogólny wgląd we wszystkie moje zadania i umożliwia dodanie lub usunięcie zadań z moich list w zależności od potrzeb.
Przegląd tygodniowy
To bardziej szczegółowy przegląd, który przeprowadzam raz w tygodniu. Przeznaczam na niego od godziny do dwóch, aby zarejestrować zadania na nadchodzący tydzień oraz ocenić wszystkie moje listy. Mój tygodniowy przegląd odbywa się w niedzielę, ponieważ pomaga mi rozpocząć tydzień z jasnym umysłem i konkretnymi celami.
Podsumowując, przegląd codzienny i tygodniowy pomagają mi zachować przejrzystość i zorganizowany plan. Regularnie przeprowadzając przegląd, dbam o to, by mój system był zgodny z moimi celami i bym był gotowy do podjęcia nadchodzących wyzwań.
Krok 5: Działaj i realizuj zadania
Ostatnim krokiem w metodzie GTD Davida Allena jest realizacja zadań. To moment, gdy cała wcześniejsza praca przynosi efekty, a ja z pewnością przystępuję do działania zgodnie z planem. Aby jednak podejmować najlepsze decyzje o tym, co robić w danym momencie, należy wziąć pod uwagę cztery istotne kryteria:
Kontekst
Na tym etapie oceniam swoje otoczenie, aby określić, czy jest ono odpowiednie do wykonania konkretnej czynności. Niektóre zadania mogą być realizowane tylko w określonych okolicznościach – na przykład wykonywanie telefonów, gdy jestem przy biurku, lub odpowiadanie na e-maile, gdy mam dostęp do laptopa. Używam Tagów w przypomnieniach, aby uporządkować zadania według kontekstu, co ułatwia mi określenie, czym mogę się zająć w danym momencie.
Priorytet
Jakie jest najważniejsze zadanie, które mogę teraz wykonać? Niektóre zadania są ważne, ale nie są pilne. W takim przypadku może być korzystniejsze skupienie się na tych zadaniach, które są zarówno ważne, jak i pilne.
Dostępny czas
Przed przystąpieniem do zadania zastanawiam się, ile czasu mam do dyspozycji. Jeśli spotkanie mam za 10 minut, wybiorę szybkie zadanie, takie jak odpowiedź na krótki e-mail, zamiast rozpoczynania projektu wymagającego głębokiego skupienia.
Dostępna energia
Poziom mojej energii w danym momencie pomaga mi ocenić, czy mam psychiczne i fizyczne zdolności do wykonania konkretnego zadania. Odkrycie swojego chronotypu snu może pomóc w określeniu najbardziej produktywnych godzin w ciągu dnia i dopasowaniu do nich zadań. Na przykład, jestem typem porannym (chronotyp Lwa), dlatego najtrudniejsze zadania planuję na wczesny ranek.
Ta zorganizowana metoda pozwala mi być aktywnym i produktywnym przez cały dzień, zapewniając, że nieustannie posuwam się do przodu w kierunku celów, które mają największe znaczenie.
Metoda GTD to sprawdzony system, który doskonale sprawdza się, gdy mamy do czynienia z dużą ilością zadań i musimy ustalić jasne działania i priorytety. Chociaż na początku może wydawać się skomplikowana, jej wdrożenie może pomóc w utrzymaniu skupienia i organizacji, co ostatecznie prowadzi do zwiększenia produktywności.