Podstawowe wskazówki dotyczące filtracji danych
- Excel umożliwia tworzenie spersonalizowanych filtrów, które pozwalają na selekcję danych na podstawie różnorodnych parametrów, takich jak tekst, wartości liczbowe czy daty.
- W sytuacjach, gdzie wymagane jest filtrowanie oparte na wielu kryteriach, warto skorzystać z opcji zaawansowanego filtrowania.
- Dla uproszczenia i interaktywnego podejścia do filtracji, można użyć narzędzia Slicer.
Funkcja filtrowania w Excelu pozwala na wyświetlanie tylko tych wierszy, które odpowiadają określonym warunkom. To znacząco ułatwia analizę nawet bardzo dużych zestawów informacji. W tym artykule przedstawimy zarówno prosty sposób filtrowania danych, jak i bardziej zaawansowane techniki, w tym filtrowanie zaawansowane oraz wykorzystanie Slicerów.
Jak przeprowadzić filtrację danych w obrębie zakresu komórek?
Zacznijmy od filtrowania danych w wybranym obszarze komórek. W pierwszym kroku należy zaznaczyć wiersz z nagłówkami kolumn, które mają zostać poddane filtrowaniu. Następnie, w zakładce „Dane”, odszukaj grupę „Sortowanie i filtrowanie” i kliknij przycisk „Filtr”. W ten sposób dodasz do nagłówków kolumn rozwijane menu filtrów.
W nagłówkach kolumn pojawią się ikony strzałek. Klikając na taką strzałkę, można wybrać kryteria filtrowania, dostosowane do typu danych w kolumnie, na przykład tekst, liczby lub daty.
Przykładowo, aby filtrować dane liczbowe (kolumna A), kliknij strzałkę w dół przy nagłówku kolumny (w tym przypadku A1), a następnie wybierz opcję „Filtry liczb”. Z menu wybierz odpowiednie porównanie, np. „Większe lub równe”.
W nowo otwartym oknie dialogowym podaj kryteria, według których dane mają być filtrowane. Potwierdź ustawienia, klikając „OK”.
Po zastosowaniu filtra, w obszarze danych wyświetlone zostaną wyłącznie wiersze spełniające wprowadzone kryteria.
Filtrowanie danych w tabeli
W przypadku tabel w Excelu, nagłówki kolumn automatycznie posiadają wbudowane opcje filtrowania. Dalsza procedura jest identyczna jak w przypadku filtrowania zakresu danych. Dla przykładu, przefiltrujmy dane oparte na tekście (kolumna B).
Aby rozpocząć, kliknij strzałkę w dół przy nagłówku kolumny, która ma zostać użyta jako filtr. Wybierz „Filtry tekstu”, a następnie odpowiednie porównanie. W naszym przypadku wybierzemy „Równa się”.
W oknie dialogowym podaj tekst, który ma być kryterium filtrowania, i zatwierdź, klikając „OK”.
Wykorzystanie filtrowania zaawansowanego
Excel oferuje także zaawansowaną opcję filtrowania, która pozwala na tworzenie bardziej skomplikowanych filtrów z wykorzystaniem wielu warunków. Jest ona szczególnie użyteczna, gdy potrzebne jest filtrowanie danych na podstawie złożonych kryteriów.
Do tworzenia kombinacji kryteriów można wykorzystać operatory logiczne, prezentowane w poniższej tabeli:
|
Operator |
Typ |
Opis |
|---|---|---|
|
= |
Porównanie |
Równa się |
|
<> |
Porównanie |
Nie równa się |
|
> |
Porównanie |
Większe niż |
|
< |
Porównanie |
Mniejsze niż |
|
AND |
Logiczny |
Wszystkie warunki muszą być spełnione (w tym samym wierszu) |
|
OR |
Logiczny |
Przynajmniej jeden warunek musi być spełniony (w różnych wierszach) |
Przećwiczmy, filtrując poniższe dane, aby pokazać tylko osoby, które mają więcej niż 30 lat i pracują w dziale HR. Możesz skopiować i wkleić poniższy zakres w komórce A5, aby powtórzyć ćwiczenie:
|
Imię |
Wiek |
Dział |
|---|---|---|
|
John |
30 |
HR |
|
Sarah |
25 |
IT |
|
David |
30 |
Finanse |
|
Emily |
35 |
HR |
|
Michael |
35 |
HR |
|
Jessica |
24 |
HR |
|
Jordan |
40 |
Sprzedaż |
Aby skorzystać z zaawansowanego filtrowania, najpierw utwórz zakres kryteriów w innym miejscu arkusza. Upewnij się, że zakres ten ma te same nagłówki co zakres danych. W naszym przypadku umieścimy kryteria powyżej zakresu danych, jak na poniższym obrazie.
Skopiuj i wklej poniższy zakres kryteriów w komórce A1, aby śledzić kroki:
|
Imię |
Wiek |
Dział |
|---|---|---|
|
>30 |
=”HR” |
Umieszczenie kryteriów w tym samym wierszu odpowiada warunkowi logicznemu AND. Umieszczenie w różnych wierszach utworzyłoby warunek OR.
Następnie wykonaj następujące kroki:
Po zastosowaniu filtra, na ekranie powinny być widoczne tylko te osoby, które spełniają oba warunki jednocześnie, czyli mają powyżej 30 lat i pracują w HR.
Używanie Slicerów do interaktywnego filtrowania
Slicery umożliwiają interaktywne filtrowanie danych w tabeli. Jest to wygodna opcja, która pozwala na błyskawiczne przeglądanie danych bez konieczności tworzenia zaawansowanych filtrów.
Aby dodać Slicer, kliknij w dowolnym miejscu tabeli. Następnie przejdź do zakładki „Wstawianie” i w grupie „Filtry” wybierz „Slicer”.
W oknie dialogowym, które się pojawi, zaznacz nagłówki kolumn, które chcesz wykorzystać do filtrowania i zatwierdź, klikając „OK”.
Dla każdego nagłówka kolumny zostanie utworzony osobny Slicer. Wartości w kolumnie będą reprezentowane jako przyciski. Kliknięcie przycisku w Slicerze spowoduje natychmiastowe przefiltrowanie tabeli.
Dzięki tym informacjom powinieneś być w stanie skutecznie filtrować dane w Excelu. Jeśli pragniesz jeszcze bardziej zaawansowanej filtracji, możesz zgłębić funkcję FILTRUJ.