Zmień swoje aplikacje w listę zadań! 6 genialnych sposobów na organizację.

W dzisiejszym, przepełnionym technologią świecie, w którym stale poszukujemy metod na podniesienie efektywności, pokusa dodawania kolejnych aplikacji do już i tak rozbudowanych list zadań jest silna. Niestety, często prowadzi to do chaosu i dezorganizacji, kiedy zmagamy się z jednoczesnym zarządzaniem wieloma programami. Zamiast instalować i uczyć się obsługi nowych narzędzi, warto skupić się na tym, co już posiadamy, aby stworzyć sprawny system organizacji zadań. W tym artykule przedstawimy sprawdzone metody na to, jak w prosty sposób zapanować nad swoimi obowiązkami, wykorzystując aplikacje, które są już dostępne. Niezależnie od tego, czy preferujesz kalendarze zintegrowane, edytory tekstu, czy programy do zarządzania korespondencją, z pewnością znajdziesz coś odpowiedniego dla siebie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak w pełni wykorzystać potencjał istniejących narzędzi.

1. Planowanie i kontrola zadań w Google Kalendarzu

Rozpoczęcie dnia bez solidnego planu działania to prosta droga do niepowodzenia. Dlatego też kalendarz jest niezastąpionym narzędziem, które wspiera naszą produktywność. Google Kalendarz jest jedną z najlepszych opcji na rynku. Oprócz funkcji planowania wydarzeń, przypomnień o urodzinach i ważnych datach, Google Kalendarz działa także jako menedżer zadań, dzięki integracji z Google Tasks, co znacząco ułatwia organizację codziennych spraw.

Oto kroki, jak tworzyć zadania i listy zadań w Google Kalendarzu:

Otwórz Google Kalendarz na swoim komputerze.

Kliknij wolny obszar w wybranym dniu i w oknie dialogowym wybierz zakładkę „Zadanie”.

Wpisz nazwę, określ czas, dodaj opis i kliknij „Zapisz”.

Twoje zadanie powinno pojawić się w kalendarzu. Jeżeli go nie widzisz, zaznacz pole „Zadania” po lewej stronie, aby stało się widoczne.

Zadania można również tworzyć bezpośrednio w zakładce Google Kalendarza. Oto, jak to zrobić:

Otwórz Google Kalendarz na swoim komputerze.

W prawym górnym rogu ekranu kliknij zakładkę „Zadanie”.

Kliknij „Dodaj zadanie”.

Wprowadź tytuł i opis zadania, a także ustaw datę i godzinę.

Możesz również podzielić je na podzadania, klikając pionową elipsę ⋮ i wybierając „Dodaj podzadanie”.

2. Tworzenie list kontrolnych w Google Dokumentach

Listy kontrolne w Google Dokumentach to doskonała metoda na organizowanie i śledzenie realizacji zadań. W odróżnieniu od list numerowanych czy wypunktowanych, listy kontrolne umożliwiają oznaczanie wykonanych zadań, zapewniając wizualną prezentację postępu. Dodatkowo, jest to nieskomplikowany sposób na współpracę z innymi, idealny do projektów grupowych czy wspólnych zadań.

Oto instrukcja, jak stworzyć listę kontrolną w Google Dokumentach:

Przejdź do Google Dokumentów i otwórz nowy dokument.

Wpisz symbol @ w miejscu, gdzie chcesz dodać pole wyboru, a następnie wpisz „Lista kontrolna” i naciśnij Enter. Możesz też kliknąć ikonę „Listy kontrolnej” na pasku narzędzi.

Wprowadź każdy element lub zadanie w osobnej linii i naciśnij Enter, aby dodać pole wyboru w następnej linii.

Aby przekształcić istniejącą listę zadań w listę kontrolną, zaznacz tekst i kliknij ikonę „Listy kontrolnej”.

Aby podzielić większe zadania na mniejsze elementy, umieść kursor na początku linii/zadania i naciśnij Tab, aby utworzyć podpozycje.

Zaznacz wykonane zadania, klikając pole obok zadania.

Opcjonalnie, możesz utworzyć tabelę w Dokumentach, aby stworzyć bardziej uporządkowaną listę kontrolną z kolumnami i wierszami, które można dostosować do indywidualnych potrzeb.

3. Przekształcanie wiadomości e-mail w zadania w Outlooku

Osoby, które sporo czasu poświęcają na komunikację e-mailową, łatwo mogą przegapić ważne zadania, o których wspominano w korespondencji. Na szczęście Microsoft Outlook oferuje szybki sposób na przekształcanie e-maili w zadania dzięki integracji z Microsoft To Do. Wykorzystanie skrzynki odbiorczej Outlooka jako narzędzia do zarządzania zadaniami jest doskonałym sposobem na utrzymanie porządku i ograniczenie chaosu w korespondencji.

Oto, jak przekształcać e-maile w zadania w Outlooku, wykorzystując Microsoft To Do:

Przejdź do swojej skrzynki odbiorczej Outlooka.

Najszybszym sposobem na zamianę e-maili w zadania jest ich oflagowanie. Tak oznaczone e-maile pojawią się jako zadania w zakładce „Oflagowane e-maile” w Microsoft To Do. Najedź kursorem na e-mail i kliknij ikonę flagi.

Alternatywnie, kliknij prawym przyciskiem myszy e-mail i wybierz „Opcje zaawansowane” > „Utwórz zadanie”. W panelu bocznym, który się pojawi, możesz dodać dodatkowe szczegóły, takie jak termin lub przypomnienie.

Możesz usunąć e-mail po jego oflagowaniu lub przekształceniu w zadanie, aby oczyścić skrzynkę odbiorczą. Zadanie pozostanie na liście do wykonania, dopóki nie zostanie oznaczone jako zakończone.

Co więcej, Outlook płynnie integruje się z innymi narzędziami Microsoft, takimi jak OneNote, Teams i Kalendarz Outlook, co umożliwia zarządzanie zadaniami i ich przypisywanie bez konieczności korzystania z oddzielnej aplikacji do list zadań.

4. Porządkowanie zadań w Przypomnieniach Apple

Korzystanie z wbudowanej aplikacji przypomnień na urządzeniach Apple to świetny sposób na szybkie dodawanie codziennych zadań, o których łatwo można zapomnieć. Jeżeli korzystasz z jednego lub kilku urządzeń Apple, aplikacja Przypomnienia stanowi doskonałe, wbudowane narzędzie do śledzenia obowiązków. Zamiast zmagać się z różnymi aplikacjami, możesz wykorzystać Przypomnienia do efektywnej organizacji.

Oto kilka wskazówek, jak najlepiej wykorzystać aplikację Przypomnienia Apple:

Organizuj przypomnienia (zadania) w listy. Listy działają jak foldery, które pomagają w porządkowaniu zadań według kategorii lub projektu. Możesz utworzyć listy takie jak „Osobiste”, „Praca”, „Zakupy”, aby łatwo znaleźć zadanie, na którym aktualnie się skupiasz. Otwórz Przypomnienia i kliknij „Dodaj listę” pod „Moje listy”.

Twórz oddzielne sekcje w ramach konkretnej listy przypomnień dla różnych projektów. Na przykład, w liście „Praca”, możesz mieć sekcje dla różnych klientów lub projektów, takie jak „Kanał YouTube”, „Artykuły” czy „Kampanie marketingowe”. Wybierz listę przypomnień i kliknij ikonę „Dodaj nową sekcję” na pasku narzędzi.

Twórz zadania i podzadania w odpowiednich sekcjach listy przypomnień. Podzadania pozwalają na rozbicie większych zadań na mniejsze, łatwiejsze do wykonania. Aby utworzyć podzadanie, wystarczy wciąć zadanie (przypomnienie) wybierając „Edytuj” > „Wcięcie przypomnienia”.

Wykorzystaj opcję „Widok jako kolumny”, aby zobaczyć zadania w stylowym widoku Kanban. Ten widok umożliwia przeglądanie wszystkich sekcji (kolumn) listy przypomnień oraz zadań w każdej z nich. Przejdź do menu „Widok” i wybierz „jako kolumny”, aby aktywować ten widok.

5. Tworzenie list kontrolnych w Apple Notes

Aplikacja Notatki może nie być pierwszym narzędziem, o którym pomyślimy, gdy chodzi o tworzenie list zadań, ale oferuje funkcję, która może być pomocna w śledzeniu różnorodnych zadań. Listy kontrolne w Notatkach pozwalają na utworzenie listy zadań i zaznaczanie ich po wykonaniu.

Oto, jak utworzyć listę kontrolną w aplikacji Notatki:

Otwórz aplikację Notatki i utwórz nową notatkę lub otwórz istniejącą.

Kliknij ikonę listy kontrolnej na pasku narzędzi lub wybierz „Format” > „Lista kontrolna”, aby rozpocząć listę zadań.

Możesz tworzyć podzadania, wcinając zadanie. Kliknij linię na liście i naciśnij Tab, aby wciąć.

Kliknij kółko obok elementu, aby oznaczyć go jako ukończony.

6. Tworzenie list w Stickies

Jak sama nazwa wskazuje, Stickies to narzędzie, które umożliwia tworzenie wirtualnych karteczek samoprzylepnych na pulpicie Maca. Można je traktować jako cyfrową wersję fizycznych karteczek. Można je wykorzystywać do zapisywania szybkich przypomnień, zadań do wykonania czy list zakupów. Podobnie jak ich fizyczne odpowiedniki, Stickies pozostają na pulpicie, dopóki ich nie zamkniemy.

Oto, jak utworzyć listę zadań w Stickies:

Otwórz aplikację Stickies. Możesz ją uruchomić z Launchpada lub za pomocą wyszukiwarki Spotlight.

Utwórz nową notatkę, klikając „Plik” > „Nowa notatka” lub użyj skrótu Command + N.

Wpisz zadania w nowej notatce. Po zakończeniu zaznacz tekst i naciśnij Option + Tab na klawiaturze, aby przekształcić tekst w listę.

Aby wciąć listę, naciśnij klawisz Tab.

Niestety, Stickies nie oferują wbudowanej opcji dodawania pól wyboru. Można jednak wykorzystać format „Przekreślone” do zaznaczania ukończonych zadań. Zaznacz zadanie lub listę, kliknij w menu „Czcionka” i wybierz „Przekreślone”.

Pobieranie kolejnej nowej aplikacji do zarządzania zadaniami, oferującej mnóstwo funkcji, nie zawsze jest najlepszym wyjściem. Czasami rozwiązanie jest bliżej, w aplikacjach i witrynach, z których już korzystasz.