Gdy zasoby Twojego OneDrive są na wyczerpaniu, proces synchronizacji plików zostaje przerwany, a Outlook może mieć trudności z odbieraniem nowych wiadomości e-mail zawierających załączniki. Aby uniknąć takiej sytuacji, konieczne jest niezwłoczne zwolnienie miejsca w OneDrive, co umożliwi dodawanie kolejnych plików i wiadomości. W tym poradniku przedstawimy sprawdzone sposoby zarządzania przestrzenią w chmurze OneDrive, tak aby Twoje dane i komunikacja były zawsze dostępne. Posiadanie adekwatnej przestrzeni dyskowej w chmurze jest niezwykle istotne, zwłaszcza w dobie powszechnego cyfrowego przechowywania i przetwarzania danych. Niezależnie od tego, czy wykorzystujesz OneDrive do przechowywania zdjęć, dokumentów, czy innych kluczowych plików, warto posiąść wiedzę, jak w prosty sposób utrzymać porządek i optymalizować dostępną przestrzeń. W tym artykule przedstawimy szczegółowe kroki, które pomogą Ci w realizacji tego zadania.
1. Opróżnianie kosza OneDrive
Po usunięciu pliku z Twojego konta OneDrive, zostaje on przeniesiony do kosza. Pliki zgromadzone w koszu wciąż wliczają się do całkowitej zajętości pamięci OneDrive, dlatego warto regularnie go opróżniać. Mimo że OneDrive przechowuje usunięte pliki w koszu przez 30 dni, masz możliwość ich ręcznego usunięcia w celu natychmiastowego zwolnienia miejsca.
Aby opróżnić kosz, kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę OneDrive widoczną na pasku zadań systemu Windows (zwykle w prawym dolnym rogu ekranu), a następnie wybierz opcję Kosz. Jeśli nie używasz aplikacji desktopowej, zaloguj się do OneDrive w przeglądarce, po czym w lewym panelu nawigacyjnym wybierz ikonę Kosza.
Przed ostatecznym usunięciem, przeanalizuj zawartość kosza, aby upewnić się, że nie usuniesz niczego, co może być Ci potrzebne. Aby usunąć wszystkie elementy, wybierz opcję Opróżnij kosz, która znajduje się pod paskiem wyszukiwania, na górze ekranu. Jeżeli nie chcesz usuwać całej zawartości, możesz zaznaczyć wybrane elementy i użyć opcji Usuń, aby trwale je usunąć.
Możesz również wykonać tę operację za pomocą aplikacji OneDrive na swoim smartfonie. W przypadku wersji na system Android przejdź do sekcji Ja i wybierz Kosz. Następnie wybierz Usuń WSZYSTKO, aby wyczyścić kosz. W systemie iOS kliknij ikonę swojego profilu w lewym górnym rogu ekranu, wybierz Kosz, zaznacz pliki, które chcesz usunąć, i potwierdź operację, klikając Usuń.
2. Usuwanie dużych i zbędnych plików
Po opróżnieniu kosza, kolejnym krokiem jest zidentyfikowanie elementów, które zajmują najwięcej miejsca. W tym celu użyj opcji Zarządzaj pamięcią w OneDrive. Aby znaleźć największe pliki, kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę OneDrive na pasku zadań i wybierz Ustawienia. W lewym dolnym rogu okna ustawień kliknij opcję Zarządzaj Pamięcią. Spowoduje to otwarcie Twojego konta OneDrive w przeglądarce.
Jeśli nie korzystasz z aplikacji desktopowej, zaloguj się do OneDrive w przeglądarce, a następnie wybierz opcję Ustawienia (ikona zębatki) w prawym górnym rogu ekranu. Z menu ustawień wybierz Opcje.
Na stronie podsumowania wykorzystania pamięci, zobaczysz, ile miejsca w OneDrive zajmują pliki i załączniki z Outlooka. Kliknij odnośnik OneDrive i poczekaj, aż załadują się Twoje pliki oraz foldery.
Domyślnie, OneDrive sortuje pliki w kolejności od największego do najmniejszego. Twoim zadaniem jest znalezienie dużych, lecz mniej ważnych plików, które można usunąć lub przenieść w inne miejsce.
Zabezpieczenie plików na dysku lokalnym
Usunięcie pliku z Twojego konta OneDrive w przeglądarce powoduje jego usunięcie z folderu OneDrive na komputerze lub smartfonie i odwrotnie. Z tego względu, jeśli posiadasz plik lub folder w OneDrive, którego nie chcesz już przechowywać w chmurze, ale chcesz zachować jego kopię na komputerze, musisz go przenieść z folderu OneDrive zanim go usuniesz.
Aby utworzyć kopię zapasową, kliknij dwukrotnie ikonę OneDrive na pasku zadań, aby otworzyć folder OneDrive. Przejrzyj pliki i foldery, wybierz element, który chcesz skopiować, użyj skrótu klawiszowego Ctrl + C, a następnie przenieś go do innego folderu na swoim dysku.
Następnie, w OneDrive w przeglądarce, zaznacz wszystkie pliki, które chcesz usunąć i wybierz opcję Usuń, znajdującą się w lewym górnym rogu ekranu. Potwierdź akcję, klikając Usuń ponownie. Po usunięciu plików, ponownie opróżnij kosz, aby trwale pozbyć się danych i odzyskać zajmowaną przestrzeń. Jeśli nie możesz usunąć niektórych plików, skorzystaj z naszego poradnika, który pomoże rozwiązać problemy z usuwaniem plików w OneDrive.
Pamiętaj, że zdjęcia również mogą zajmować znaczną część Twojej przestrzeni w OneDrive. Aby uporządkować swoją bibliotekę zdjęć, przejdź do sekcji Zdjęcia w lewym panelu, zaznacz obrazy, których nie chcesz przechowywać i wybierz opcję Usuń.
3. Optymalizacja ustawień synchronizacji OneDrive
Domyślnie, OneDrive wykonuje kopie zapasowe standardowych folderów na komputerze, w tym Dokumentów, Pulpitu oraz Zdjęć. Optymalizując ustawienia synchronizacji, możesz zapewnić, że w chmurze będą przechowywane tylko najważniejsze elementy. Aby włączyć synchronizację selektywną, postępuj według poniższych kroków:
Staraj się unikać przechowywania nieistotnych i dużych plików w folderze Dokumenty, ponieważ OneDrive zsynchronizuje wszystkie pliki w tych folderach, szybko zapełniając Twoją przestrzeń w chmurze. Dyscyplina w zarządzaniu plikami ma kluczowe znaczenie dla efektywnego wykorzystania ograniczonej przestrzeni w chmurze.
4. Optymalizacja załączników e-mail
Załączniki zawarte w wiadomościach e-mail w Outlooku, są obecnie wliczane do pamięci OneDrive, a nie do pamięci e-mail Outlook. Dla osób pracujących, załączniki do wiadomości e-mail mogą szybko się kumulować, zajmując sporą część z 5 GB darmowej przestrzeni oferowanej przez OneDrive. W rezultacie, wiadomości z załącznikami mogą przestać być odbierane, z powodu braku miejsca na ich przechowywanie.
Rozwiązaniem jest usuwanie dużych załączników z Outlooka. Niestety nie ma możliwości usunięcia załącznika bez jednoczesnego usunięcia całej wiadomości. Dlatego przed przystąpieniem do czyszczenia załączników, należy zapisać wszelkie istotne informacje i załączniki na dysku lokalnym lub w innej usłudze chmurowej.
Aby usunąć załączniki e-mail, otwórz OneDrive w przeglądarce, wybierz Ustawienia, znajdujące się w prawym górnym rogu, a następnie kliknij opcję Opcje. W sekcji Zarządzaj pamięcią, wybierz odnośnik Outlook (Załączniki).
To spowoduje otwarcie konta Outlook i wyświetlenie wszystkich wiadomości z załącznikami. Przejrzyj je, zaznacz wiadomości zawierające załączniki, które możesz bezpiecznie usunąć, a następnie wybierz opcję Usuń.
Następnie przejdź do zakładki Usunięte elementy, która znajduje się w lewym panelu, zaznacz wszystkie elementy i wybierz Usuń, aby trwale wyczyścić kosz.
5. Przenoszenie plików na zewnętrzne nośniki lub do innej chmury
Jeżeli przestrzeń w OneDrive nie jest wystarczająca, warto rozważyć wykonanie kopii zapasowej danych na zewnętrznym dysku lub pamięci USB. Zewnętrzne dyski twarde oraz pamięci USB, są sprawdzonym sposobem na przechowywanie dużej ilości danych lokalnie.
Innym rozwiązaniem jest migracja plików do innej usługi chmurowej, takiej jak Google Drive, która oferuje aż 15 GB darmowej przestrzeni. Jeśli potrzebujesz jeszcze więcej miejsca, możesz wykupić subskrypcję Google One, która kosztuje od 1,99 USD miesięcznie za 100 GB przestrzeni dyskowej, wraz z dodatkowymi korzyściami.
6. Rozważenie aktualizacji planu przestrzeni dyskowej
Jeśli nadal zamierzasz korzystać z OneDrive, rozważ ulepszenie swojego planu pamięci. Microsoft nie oferuje odrębnych planów premium dla samego OneDrive, lecz łączy dodatkową przestrzeń z planami Microsoft 365.
Przykładowo, podstawowy plan Microsoft 365 oferuje 100 GB pamięci za 19,99 USD rocznie, oprócz dodatkowych korzyści, takich jak Outlook bez reklam, dostęp do aplikacji pakietu Office w przeglądarce i na urządzeniach mobilnych, ochrona plików i zdjęć w OneDrive przed atakami ransomware, oraz dostęp do wsparcia technicznego Microsoftu.
Jeżeli potrzebujesz więcej przestrzeni, plan Microsoft 365 Personal, za 6,99 USD miesięcznie, zapewni Ci 1 TB przestrzeni oraz dostęp do zaawansowanych aplikacji desktopowych, takich jak Office, Clipchamp, Teams, Microsoft Defender i wiele innych.
Mamy nadzieję, że dzięki naszym wskazówkom nie będziesz musiał zwiększać limitu swojej pamięci OneDrive. Wykorzystując przedstawione praktyki zarządzania przestrzenią dyskową, możesz uniknąć szybkiego zapełniania się przestrzeni w OneDrive.