Wykorzystanie szablonów Google Docs do tworzenia faktur
Szablony dostępne w Google Docs stanowią nieocenioną pomoc dla freelancerów i niewielkich firm, umożliwiając im szybkie generowanie profesjonalnie wyglądających dokumentów, takich jak życiorysy, listy motywacyjne, broszury informacyjne, raporty czy oferty projektowe. Niemniej jednak, wielu użytkowników napotyka na brak dedykowanego szablonu do tworzenia faktur. W rezultacie, gdy pojawia się konieczność wystawienia faktury, stajemy przed dwiema możliwościami: albo poświęcamy wiele czasu na opracowywanie dokumentu od początku dla każdego klienta, albo korzystamy z bezpłatnych szablonów faktur dostępnych online, które możemy dostosować do własnych potrzeb. Poniżej przedstawiamy kilka rekomendowanych narzędzi, które upraszczają i przyspieszają proces tworzenia faktur w Google Docs.
Square to wszechstronny system do obsługi płatności, który umożliwia freelancerom łatwe przyjmowanie płatności od klientów. W ramach swoich usług oferuje darmowy szablon faktury, który można pobrać w różnych formatach, takich jak Word, Excel czy PDF.
Aby przygotować fakturę, należy uzupełnić wymagane dane: informacje identyfikujące firmę (nazwa, adres, adres e-mail, numer telefonu), dane kontrahenta, termin płatności, kwotę należności, warunki płatności oraz opis zrealizowanych prac. Wystarczy podmienić domyślne logo na własne oraz usunąć stopkę firmy Square Invoices. W tabeli szczegółów należy wyliczyć poszczególne pozycje. W przypadku potrzeby można także rozszerzyć tabelę, dodając kolejne wiersze.
Szablon faktury oferowany przez Square nie jest dostępny bezpośrednio w Google Docs, jednakże można pobrać plik w formacie Word i otworzyć go w Google Docs w celu dalszej edycji i dopasowania do swoich potrzeb.
Wave to znane oprogramowanie do fakturowania i zarządzania finansami, które również oferuje bezpłatny szablon faktury kompatybilny z Google Docs. Jest on dostosowywany przez freelancerów i właścicieli małych firm, aby wysyłać je do klientów. Oferuje do pięciu różnych, prostych i profesjonalnych szablonów faktur w formatach Doc, Sheets, PDF i Excel, które można dopasować do potrzeb i wizerunku firmy.
Po wybraniu preferowanego wzoru można dodać nazwę firmy, szczegóły dotyczące projektu oraz inne informacje. Szablon nie zawiera domyślnego miejsca na logo, ale można je umieścić w nagłówku dokumentu lub tle. W dolnej części dokumentu znajduje się sekcja „Notatki”, w której można umieścić dodatkowe informacje, takie jak warunki płatności, zasady świadczenia usług lub dodatkowe, miłe słowa dla klienta.
Wykorzystanie szablonu faktury znacząco usprawnia pracę, ponieważ można w nim umieścić logo i inne stałe elementy. Ułatwia również tworzenie szablonów dla bardziej rozbudowanych dokumentów. Postępując zgodnie z naszym poradnikiem dotyczącym tworzenia szablonu faktury w Google Docs, będziesz mógł stworzyć proste faktury, gotowe do wysłania klientom z minimalną modyfikacją.
Invoice Simple to oprogramowanie do wystawiania faktur oparte na modelu freemium, dostępne na platformach mobilnych i internetowych. Oferuje bogaty zbiór bezpłatnych szablonów faktur, przeznaczonych do użytku z Google Docs i Google Sheets. Zaleca się korzystanie z wersji arkuszy kalkulacyjnych, ze względu na wbudowane formuły, które ułatwiają edycję.
Wystarczy wybrać odpowiedni szablon faktury, kliknąć przycisk Google Docs pod wybranym wzorem i wybrać opcję „Utwórz kopię”. Następnie należy zastąpić przykładowe dane rzeczywistymi informacjami. Szablon Invoice Simple zawiera sekcję „Adres dostawy”, przeznaczoną dla firm oferujących produkty fizyczne. W przypadku, gdy ta sekcja nie jest potrzebna, należy ją usunąć.
Witryna GooDocs udostępnia tysiące darmowych szablonów do Google Docs, Google Slides i Google Sheets. Bez konieczności zakładania konta można pobrać do pięciu szablonów bez ponoszenia kosztów. Na platformie GooDocs można znaleźć różnorodne szablony faktur, podzielone na kategorie takie jak: doradztwo, umowy, usługi freelancerskie, medycyna, ślub, wynajem i gastronomia. Z tak bogatą ofertą można znaleźć szablon, który idealnie odpowiada potrzebom danego biznesu.
Po wybraniu odpowiedniego szablonu, z menu bocznego można wybrać „Edytuj w Google Docs”. Warto dostosować kolory, czcionki i inne elementy graficzne, aby lepiej odzwierciedlały wizerunek firmy. Logo powinno być umieszczone w widocznym miejscu nagłówka faktury.
Dzięki drobnym modyfikacjom można przekształcić dowolny szablon faktury Google Docs w profesjonalnie wyglądający dokument, gotowy do wysłania klientowi, który z pewnością zrobi pozytywne wrażenie.