Listy rozwijane w arkuszach kalkulacyjnych Excel stanowią bardzo przydatne narzędzie, pomagające w zminimalizowaniu problemów związanych z niespójnymi danymi i pomyłkami w pisowni. Ułatwiają one wprowadzanie informacji, czyniąc je dokładniejszym i bardziej precyzyjnym. Pomimo ich zalet, wiele osób nie korzysta z tej funkcji, ponieważ ma trudności z jej odnalezieniem w interfejsie Excela. Jeśli pragniesz, aby Twoje arkusze były bardziej inteligentne i funkcjonalne, nadszedł czas, aby nauczyć się wykorzystywać potencjał list rozwijanych. W tym artykule pokażemy, jak efektywnie używać list rozwijanych w Excelu, co pozwoli Ci na zwiększenie jakości wprowadzanych danych i usprawnienie Twojej pracy. Zacznijmy!
Jak utworzyć listy rozwijane w Excelu
Funkcja list rozwijanych w Excelu jest dostępna w sekcji Walidacja danych. Ułatwiają one nie tylko proces wprowadzania informacji, ale także podnoszą wiarygodność Twoich formuł.
W naszym przykładzie posłużymy się narzędziem do śledzenia postępu zadań, które zawiera kolumnę „Status” z rozwijanymi listami dla każdego z nich. Elementami listy będą: „Nierozpoczęte”, „W toku”, „Zakończone” oraz „Zablokowane”.
W przeciwieństwie do Google Sheets, Excel wymaga, aby wartości listy były umieszczone gdzieś w obrębie arkusza. Aby zachować porządek w narzędziu do śledzenia zadań, najlepiej jest utworzyć oddzielny arkusz, na którym będziemy przechowywać te wartości. Po utworzeniu list rozwijanych, możesz ukryć komórki lub cały arkusz, aby utrzymać przejrzystość Twojego narzędzia.
Oto, jak skonfigurować listę rozwijaną:
- Przygotuj elementy listy, wpisując je (np. „Nierozpoczęte”, „W toku”, „Zakończone”, „Zablokowane”) w kolumnie na osobnym arkuszu.
- Zaznacz komórki, w których chcesz wstawić listy rozwijane (np. B2:B5).
- Przejdź do karty „Dane” na wstążce, a następnie kliknij „Walidacja danych” w sekcji „Narzędzia danych”.
- W oknie „Walidacja danych” z rozwijanego menu „Zezwól” wybierz „Lista”.
- W polu „Źródło” kliknij ikonę strzałki w górę i zaznacz zakres komórek z elementami listy.
- Kliknij „OK”, aby zastosować listę rozwijaną do wybranych komórek.
W zaznaczonych komórkach powinna pojawić się strzałka rozwijana, umożliwiająca wybór spośród dostępnych pozycji.
Personalizacja wyglądu list rozwijanych w Excelu
Nawet jeśli Twoja lista rozwijana działa poprawnie, jej wygląd może nie być idealny, szczególnie gdy przyzwyczaiłeś się do estetycznych, kolorowych list rozwijanych w Google Sheets. Na szczęście, stosując formatowanie warunkowe w Excelu, możesz ulepszyć wygląd swojej listy rozwijanej.
Aby zastosować formatowanie warunkowe do listy rozwijanej, postępuj według poniższych instrukcji:
- Zaznacz komórki zawierające listę rozwijaną (np. B2:B5).
- Przejdź do karty „Strona główna”, kliknij „Formatowanie warunkowe” i wybierz „Nowa reguła”.
- W oknie „Nowa reguła formatowania” wybierz opcję „Formatuj tylko komórki, które zawierają”.
- W opisie reguły wybierz w pierwszym rozwijanym menu „Tekst specyficzny”, pozostawiając drugie pole bez zmian.
- Wprowadź tekst, który ma być sformatowany (np. „Zakończone”).
- Kliknij przycisk „Format” obok podglądu. W oknie „Formatowanie komórek” ustaw kolor czcionki na biały, przejdź do karty „Wypełnienie” i wybierz ciemnozielony kolor tła.
- Kliknij dwukrotnie „OK”, aby zatwierdzić regułę.
Teraz każde zadanie, które zostanie oznaczone jako „Zakończone”, będzie miało zielone tło, co ułatwi jego identyfikację. Powtórz te czynności dla pozostałych elementów listy, przypisując każdemu z nich unikatowy kolor. To znacząco poprawi czytelność arkusza.
Listy rozwijane eliminują prawdopodobieństwo błędów w pisowni i niejednoznaczności—koniec z porównywaniem „Wykonane”, „Zakończone” i „Ukończone”. Taka konsekwencja jest bardzo ważna podczas analizy danych za pomocą formuł. Przykładowo, jeśli formuła śledzi zadania „Zakończone”, to zignoruje te, które zostały oznaczone jako „Ukończone”.
Teraz, gdy Twoje listy rozwijane są już w pełni funkcjonalne, Twój arkusz Excela jest nie tylko łatwiejszy w obsłudze, ale również gotowy do zaawansowanej analizy danych. Możesz filtrować zadania według statusu, wyświetlając np. tylko te, które są w trakcie realizacji, lub użyć funkcji COUNTIF, aby policzyć zadania, które są „Zablokowane”.